Développez votre carrière et votre potentiel chez CBRE

À propos de CBRE

Aimeriez-vous travailler pour l’agence immobilière commerciale la plus importante au monde et pour une des meilleures sociétés du Fortune 500? Souhaitez-vous acquérir des connaissances dans le domaine tout en travaillant au sein d'une équipe performante qui vise à accompagner les plus grands talents de l’industrie? Si oui, vous êtes au bon endroit!

Peu d'entreprises sont aussi dynamiques que CBRE. Peu de secteurs sont plus emballants que l'immobilier commercial. Si vous souhaitez faire une différence, travailler dans un environnement chaleureux et bâtir votre carrière, ce poste représente une occasion à ne pas manquer! Joignez-vous à une communauté qui contribue à façonner nos villes et le quotidien des gens qui les habitent.

À propos du poste

CBRE Montréal est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) pour offrir un soutien dédié à un professionnel sénior en ventes. Dans ce rôle, vous coordonnerez diverses tâches administratives, incluant la gestion de calendrier, le traitement de la correspondance, la préparation de documents ainsi que le soutien à différents projets administratifs. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein nécessitant une présence régulière au bureau.

Principales responsabilités

• Gérer, organiser et maintenir le calendrier du courtier, incluant la planification des rencontres, des rendez‑vous avec des clients, des visites de sites et des engagements internes.
• Coordonner les déplacements, les itinéraires, les réservations et la logistique connexe.
• Surveiller et gérer la boîte courriel du courtier en priorisant les demandes, en rédigeant des réponses et en assurant un suivi rigoureux des éléments en suspens.
• Rédiger, corriger et préparer des communications professionnelles, de la correspondance destinée aux clients et divers documents selon les besoins.
• Soutenir les processus administratifs tels que le suivi des factures, la préparation des rapports de dépenses et la gestion de budgets.
• Maintenir des systèmes de classement bien organisés et s’assurer que les documents sont à jour et facilement accessibles.
• Gérer des informations critiques avec discrétion, professionnalisme et un haut niveau de confidentialité.
• Effectuer toute autre tâche administrative et participer à des projets spéciaux selon les besoins.

Nos exigences

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent ou un minimum d’un an d’expérience en soutien administratif auprès d’un professionnel.
• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Sens exceptionnel de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités tout en respectant les échéances.
• Excellentes habiletés en communication et approche orientée vers le service aux clients.
• Capacité à travailler sous pression tout en maintenant une attitude positive, professionnelle et collaborative.
• Grande attention aux détails et aptitude à anticiper les besoins de manière proactive.

CBRE s'engage à être une organisation qui célèbre la diversité comme une force, où les gens ont accès à des possibilités équitables dans un cadre qui favorise l’inclusion. Les employés sont libres d’être eux-mêmes et de progresser au travail.

About CBRE

Would you like to work at the World’s largest commercial real estate brokerage and a Fortune 500 company? Do you want to expand your knowledge while working on a high-performing team alongside the industry’s best talent? If so, we want to hear from you!

Few companies are as dynamic as CBRE. Few industries are more exciting than commercial real estate. If you are looking to make an impact, have fun and build your career, this is the opportunity for you! CBRE’s single unifying message is creating the real estate solutions of tomorrow, so businesses and people thrive. Be a part of the industry that shapes our cities and our lives.

About the role

CBRE Montreal is seeking a highly organized administrative assistant to provide dedicated support to a senior sales professional. In this role, you will be coordinating administrative operations, including calendar management, correspondence handling, document preparation, and support on various administrative projects. This is a full‑time, permanent position that requires regular in‑office presence.

What you’ll do

• Manage, organize, and maintain the broker’s calendar, including scheduling meetings, client appointments, site visits, and internal engagements.
• Coordinate travel arrangements, itineraries, reservations, and related logistics.
• Monitor and manage the broker’s email inbox by prioritizing inquiries, drafting responses, and ensuring timely follow‑up on outstanding items.
• Draft, proofread  and prepare professional communications, client correspondence, and documentation as required.
• Support administrative processes such as invoice tracking, expense reporting, and budget management.
• Maintain organized filing systems and ensure documents are updated and easily accessible.
• Manage sensitive information with discretion, professionalism, and a high level of confidentiality.
• Perform additional administrative duties and special projects as assigned.

What you’ll need

• Bachelor’s degree in a relevant field or a minimum of 1 year of experience providing administrative support to a business professional.
• Fully bilingual in French and English (spoken and written)
• Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Exceptional organizational skills with the ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
• Strong communication skills and a client‑focused approach.
• Ability to work well under pressure while maintaining a positive, professional, and collaborative attitude.
• High attention to detail and the ability to anticipate needs proactively.

Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future

CBRE is committed to being an organization that celebrates diversity as a strength, where people have access to equitable opportunities and management fosters inclusion. Employees have the freedom to be authentic and are empowered at work.