Reception 8 a 14.15
Vacature-ID
73308
Geplaatst
22-Jun-2022
Servicelijn
GWS Segment
Soort baan
Deeltijd
Interessegebieden
Facilitair Management
Locaties
Madrid - Madrid, Comunidad de - Spain

unciones: Puesto Solicitado:   Recepcionista

Este puesto es responsable de realizar diversas tareas administrativas, que incluyen contestar teléfonos y brindar información a empleados e invitados; a menudo es el primer punto de interacción con los empleados y los visitantes. Responsable de dar una buena primera impresión a la organización, que puede afectar el éxito de la organización.

· Responde a las consultas e inquietudes de los clientes. Asegura la entrega de un servicio oportuno y de calidad a los clientes. Realiza un seguimiento con los clientes para garantizar la satisfacción del cliente.

· Crea órdenes de trabajo y asigna órdenes de trabajo a múltiples técnicos, subcontratistas y proveedores. Comunica las órdenes de trabajo a los técnicos y ayuda a la gerencia a resolver problemas.

· Proporciona informes sobre órdenes de trabajo abiertas y cerradas y verifica el estado con el técnico o proveedor apropiado.

· "Mantiene archivos de órdenes de trabajo, propuestas y archivos de departamentos.

· Crea archivos de proveedores y verifica la precisión de la documentación completa enviada por los proveedores. "

· Capacita a los proveedores sobre las órdenes de trabajo y los procedimientos de facturación. Procesa facturas y asegura la codificación adecuada del centro de costos.

· Ayuda con las inspecciones en el campus de la instalación.

· Utiliza PC y / o PDA para el sistema de órdenes de trabajo, correo electrónico, ESS y capacitación.

· Ayudar con la formación de procesos y procedimientos.

· Saluda a los empleados y anuncia a los clientes, solicitantes y visitantes. Realiza el registro de invitados a través del software de identificación. Organiza escoltas según sea necesario. Emite pases de visitante y valida el estacionamiento. Recibe y dirige las llamadas entrantes al personal apropiado y al correo de voz.

· Ayuda a programar y preparar salas de reuniones y conferencias. Coordina la configuración de salas de conferencias / reuniones. Organiza y reserva proyectores y otro equipo de reuniones, asegurando que el equipo esté en buenas condiciones de funcionamiento. Organiza videoconferencias y / o conferencias web según sea necesario.

· Coordina catering para reuniones y eventos. Puede negociar precios y menús. Asegura las aprobaciones para los gastos de catering y revisa las facturas para organizar la facturación al departamento o unidad comercial correspondiente.

· Realiza tareas administrativas generales asociadas con la distribución de paquetes y correo según sea necesario. Utiliza sistemas de seguimiento para registrar la mensajería, la carga y el correo entrantes y salientes. Contadores de correo. Organiza el servicio de mensajería según sea necesario. Sigue los procedimientos de seguridad de la ubicación para controlar las entregas entrantes.

· Solicita suministros de oficina y otros artículos de uso común para la ubicación, como suministros de café, tóner para equipos, papel de impresora, suministros de transporte y envío, etc.

· Mantiene el área de recepción de apariencia ordenada, la cafetería de las salas de conferencias y otras áreas comunes. Solicita servicios de limpieza y construcción según sea necesario. Inspecciona periódicamente el equipo del área común para garantizar un buen estado de funcionamiento. Organiza el servicio del equipo según sea necesario.

· Mantiene registros y registros de solicitudes de servicio y realiza un seguimiento de su estado.

· Mantiene un archivo de servicios que incluye fuentes de transporte, adaptaciones y contactos de referencia. Puede organizar servicios de conveniencia / hospitalidad para los huéspedes, como transporte, boletos, reservaciones, etc.

· Realiza otras tareas que se le asignen


duado de secundaria o experiencia relacionada. Nivel de inglés C1

Se prefiere un mínimo de 0 a 1 año en recepción, conserjería, servicio al cliente u otra experiencia en hospitalidad.

Jornada:

- Reducida     

Horario: 31,25 horas semanales

- Lunes a Viernes        

8:00 – 14:15


CBRE GWS
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